Sertifikaatit vakaasta ja kätevästä säästämisestä, mukaan lukien asiakirjat erikoisvarasto, Ne siirretään organisaation arkistoon viimeistään kolmen päivän kuluessa liiketoiminnan päättymisestä.
Organisaation arkiston täydellisyyden varmistamiseksi kaikista suoritetuista liiketoimista, säännöllisestä, aikasidonnaisesta (yli 10 vuotta) varastoinnista ja arvotarkastuksen läpäisseestä erikoisvarastosta, luodaan arkistoinventaariot. Arkistokuvaus (jäljempänä kuvaus) on arkistoasiakirja, jonka tarkoituksena on systematisoida arkistorahaston säästöyksiköiden siirtoa ja niiden säilytyksen ja julkistamisen tarkoitusta.
Kuvaukset laskevat yhteen:
- · Pysyvää säästämistä varten;
- · Auta tuntikohtaista (yli 10 päivää) säästämään rahaa;
- · Tiedustele erikoisvarastoa;
- · Tiedot, jotka koostuvat tiettyä organisaatiota koskevista asiakirjoista (alusten asiakirjat, reittitiedot, aiheita koskevat tieteelliset raportit jne.).
Okremiya kuvaa varmenteiden siirtoa itsenäisellä brutto (järjestys) numeroinnilla.
Organisaatiossa skin-rakennealajaossa kuvaukset muodostuvat tiiviisti organisaation arkiston suoran metodisen ytimen alle. Näiden kuvausten mukaan asiakirjat siirretään arkistoon. Rakenneyksiköiden laatimien inventaarioiden pohjalta laaditaan yhtenäinen kuvaus organisaation arkistoista, joka valmistelee arkistot ja kuinka ne luovat arkistot pysyvää säilytystä varten.
referenssiluettelo rakenteellisia osia kootaan määrättyyn muotoon kolmea esimerkkiä varten ja näkyvät organisaation arkistoon joen kautta yritystodistuksen valmistumisen jälkeen. Rakenteellisten jalustojen todistusten kuvauksen lomake löytyy arkistoorganisaatioiden toiminnan perussääntöjen liitteessä 12, jossa ylistetään Venäjän arkiston hallituksen 06.2002 päätöksiä.
Rakennerakenteen kuvauksen kuvaus sisältää seuraavat elementit:
- · Viitteen sarjanumero (tomy, osa) kuvauksen mukaan;
- · Tietohakemisto (että osat);
- · Viitteen otsikko (osa, osa), sijoitan vastaavan otsikon viitteen viereen;
- · Dati spravi (tomi, chasti);
- · Kaarien lukumäärä oikealla (tilavuudet, osat);
- · Termi säästäminen on oikea.
Rakennevauriotodistuksen kuvausta laadittaessa otetaan huomioon seuraavat mahdollisuudet:
- · Todistusten nimet merkitään ennen kuvausta hyväksyttyjen todistusten nimikkeistöön perustuvien systematisointisuunnitelmien mukaisesti;
- · Oikeanpuoleinen skini kirjoitetaan ennen kuvausta omalla sarjanumerollaan (koska oikea puoli koostuu useista osista tai osista, niin jokainen osa tai osa merkitään ennen kuvausta omalla sarjanumerollaan);
- · Varaston todistusten numerointijärjestys on brutto kiloa kohden;
- · Rakenneyksiköiden kuvausten numerointijärjestys määräytyy arkistoorganisaation mukaan;
- · Kaaviot kuvataan täsmälleen näiden tietojen mukaisesti, kuten sivun oikealla puolella näkyy;
- · Kun asiakirja syötetään riviin samoilla otsikoilla, ensimmäisen asiakirjan otsikko kirjoitetaan kauttaaltaan ja kaikki muut samantyyppiset asiakirjat ilmaistaan sanoilla "Sama", jolloin asiakirjasta muut tiedot ovat kirjoitettu ennen kuvausta kauttaaltaan (jokaisella uudella sivulla), kun kuvailen, otsikko näkyy kokonaan);
- · Kuvaussarakkeessa "Huomautukset" tehdään huomautuksia todistusten vastaanottamisesta, niiden fyysisen kunnon erityispiirteistä, varmenteiden siirrosta muille rakenneyksiköille ohjeineen tarvittavaan toimenpiteeseen, kopioiden saatavuudesta jne. Kuvauksen lopussa jäljelle jäävän kuvailevan artikkelin jälkeen täytetään osatietue, jossa ilmoitetaan (numeroin ja isoin kirjaimin) varmenteiden lukumäärä, ensimmäinen ja viimeinen varmennenumero todistuksen kuvauksen jälkeen sekä myös numeroinnin yksityiskohdista sovitaan oikeudet inventaariossa (sarja- ja puuttuvien numeroiden saatavuus).
Rakenneosan todistuksen kuvaus allekirjoitetaan istutuksen suunnittelussa ja vahvistetaan rakenneosan ydin. Organisaation tarvittavalle arkistolle voidaan lisätä paikka kuvaukseen, luettelo tulee nopeasti näkyviin.
(yrityksen nimi)
_____________________________________________________________
(rakennerakenteen nimi)
KOVETUN
Kerivnika-istutuksen nimi
rakenteellisia vaurioita
Allekirjoituksen salauksen purku
KUVAUS nro ____
Ennen tätä kuvausta ______ todistus syötettiin numerosta _____ numeroon _____, sisältäen: (numeroin ja isoilla kirjaimilla) kirjainnumerot: _______________________
Puuttuvat numerot: _______________________________
Kasvin nimi
virkailija kuvailee allekirjoituksen Allekirjoituksen salauksen purku
Luovuttamalla _________ todistuksia ja ________ asiakirjojen rekisteröinti- ja valvontatiedostoja.
Istutuksen nimi spivrobitnik
rakenteellisen alirakenteen allekirjoitus Salauksen purku allekirjoitus
Hyväksyttyään _________ todistusta ja ________ asiakirjojen rekisteröinti- ja valvontatiedostot.
Maan työntekijän nimi
yrityksen arkiston allekirjoitus Salauksen purkuallekirjoitus
Kuvaan lyhyesti arkistoon siirrettävät rakenneasiakirjat
Rakenteellisten osa-alueiden referenssikuvausten perusteella muodostetaan organisaation referenssikuvauksen jokiosio, jonka laatiminen nojaa organisaation arkistoon arkistolaitoksen suoran metodisen tutkimuksen alaisuudessa.
Asiakirjojen siirto organisaation arkistoon noudattaa arkistoorganisaation vahvistamaa aikataulua, joka on yhdenmukainen asiakirjoja arkistoon siirtävien rakenneyksiköiden ydinasiakirjojen kanssa ja organisaation ytimen vahvistaman.
Rakenneosastolla laadittaessa varmenteita, ennen niiden siirtämistä rekisteröintielimen arkistoon, arkistosta tarkistetaan ensin niiden muotoilun, suunnittelun ja tyypin oikeellisuus useiden todistusluetteloon sisältyvien todistusten osalta ( rakenteellinen ala-ala), joukko viitteitä, toimipaikat on jaettu organisaation viitteiden nimikkeistöön. Kaikki muovatun ja myönnetyn struuman rakenteellisen osa-alueen tarkastuksen aikana havaitut puutteet poistetaan. Jos todistuksen voimassaolo paljastuu, muodostuu ratkaiseva todiste.
Ihotestin suorittaa organisaation arkistoista vastaava erityinen henkilö (epidemiologi) rakenteellisen hysteriaasiantuntijan läsnä ollessa. Käytettäessä molempia esimerkkejä kuvaamaan siihen sisältyvää ihosairautta vastaan olevaa rakenteellista vikaa, tulee huomioida häiriön esiintyminen. Ihonäytteen lopussa kuvaan numeroin ja kirjaimin arkistoon tosiasiallisesti saapuneiden todistusten lukumäärän, päivätodistusten numerot, todistuksen vastaanotto- ja siirtopäivämäärän sekä henkilön allekirjoituksen arkistovastaava (arkiston virallinen edustaja) ja todistuksen antanut henkilö. Erityisen arvokkaita asiakirjoja vastaanotettaessa tarkastetaan oikealla puolella olevien kaarien lukumäärä.
Rakenneosastojen asiantuntijat toimittavat nipuksi kootut asiakirjat organisaation arkistoon. Samalla asiakirjojen rekisteröintitiedostot siirretään arkistoon. Skin-tiedoston nimi sisältyy kuvaukseen.
Organisaatio on elävän organismin tavoin jatkuvassa vuorovaikutuksessa ulkomaailman kanssa ja tukee lukuisia sisäisiä prosesseja: tekee sopimuksia vastapuolten kanssa, hyväksyy tai myy tavaroita ja palveluita, luo. Erilaisia maksuja ollaan ottamassa käyttöön ja paikalliset määräykset vahvistuvat pian.
Myönnetään pyynnöstä Siunattuja asiakirjoja Suurin osa niistä menettää nykyisen merkityksensä aikaisin ja lähetetään arkistoon. Jokainen organisaatio on hallituksen asiakirjanhallintapolitiikan alainen, mutta edistyneiden suositusten läpivienti, onnistuneesti toteutettu ja laillisten normien tukema, antaa sinun maksimoida arkiston optimoinnin oikealla ja ainutlaatuisuudella. mahdollisia ongelmia tulevaisuudessa.
Koko organisaation toimintansa aikana keräämä ja säästämistä edistävä dokumentaatio on jaettu yhteen luokkaan:
- asennusasiakirjat- organisaation perustamisen oikeusperusta ja sen oikeudelliset perusominaisuudet;
- hallinnollisia asiakirjoja- oltava luonteeltaan pakottavia tai informatiivisia, yleensä laadittu merkittävän viranomaisen nimissä;
- asiakirjat erikoisvarastosta- vaatia yksityiskohtaista tarkastelua kaikista mahdollisista ongelmista, joita työntekijän ja työnantajan välillä saattaa syntyä;
- kirjanpitotiedot- sisältää ensisijaiset asiakirjat, jotka kuvastavat tavaroiden ja palveluiden oston ja myynnin jatkuvaa järjestämistä;
- erikoistunut dokumentaatio- sisäiset määräykset, jotka säätelevät organisaation toiminnan päänäkökohtia ja varmistavat työn ja rakenneyksiköiden mukavuuden.
Laajemmassa mielessä kaikki organisaation sisältämät asiakirjat voidaan jakaa kaksi ryhmää: Dokumentaatio, suoritettu liiketoiminta ja paperit osallistuvat edelleen kaikkiin nykyisiin liiketoimintaprosesseihin. Yksi arkiston ylläpidosta vastaavan virkamiehen päätehtävistä on asiaankuuluvien asiakirjojen asianmukainen jakaminen asianosaisten kesken ja niiden viipymättä ajantasaistaminen.
Valmistelu ennen siirtoa ja edut ennen tallentamista
Valtuutetun oikeushenkilön käytettävissä olevien asiakirjojen maksimaalista jäsentämistä varten on luotu erityinen nimikkeistö, joka näyttää kaikkien todistusten nimet ja niiden säilytysehdot. Oikealla olevat asiakirjat on ryhmitelty tyypin mukaan ja jaettu erillisiin kansioihin.
Kohta 3.4. Arkistointiorganisaatioiden toiminnan perussäännöt, jotka on julkaistu vuonna 2002 ja ovat luonteeltaan suositus, viitteiden nimikkeistön muoto on esitetty taulukon muodossa, joka sisältää seuraavat kentät:
- Indeksin viite, Joka koostuu rakenneosan digitaalisesta koodista ja viitteen sarjanumerosta;
- tarkista otsikko, Se sopii lyhyeen ja täsmälliseen kuvaukseen prosessin olemuksesta ilman taittorakenteita ja johdantosanoja;
- ala tallennettujen yksiköiden määrä näyttää volyymien tai osien lukumäärän viitevarastossa ja sitä täydennetään kauden lopussa;
- Kreivin oleskelu on kostaa muistiinpanoja, Mitä koskee operaatioita oikeuden yläpuolella - talletukset, muutto jne.
Arkistot on järjestetty vakiintuneen nimikkeistön mukaan, mikä tarkoittaa varastodokumentaation muodossa säilytettävää termiä. Siten perustamisasiakirjat säilytetään koko oikeushenkilön perustamisajan, ja ne siirretään selvitystilassa valtion tai kunnan arkistoon.
Osa kirjanpitotiedoista mahdollistaa myös rivittömän tallennuksen sekä ensimmäisen toimeksiantodokumentaation 5 kiviä. Etsi henkilöstöasiakirjoille sopiva aika arkistoida siirtoja - esimerkiksi tietoja koosta palkkaa säästä syyllisyytesi 75 kiviä, Samaa termiä käytetään työsopimuksissa ja erityisissä työntekijäkorteissa.
Sääntelysäädökset ja niiden noudattaminen
Liittovaltion tasolla pyhiä periaatteita Arkiston järjestämistä säätelee 22. lokakuuta 2004 päivätty laki nro 125-FZ sekä säännökset, jotka sitovat kaikkia yrityksiä, jotka vaativat jatkuvaa dokumenttien hallintaa.
Arkiston ylläpitoa koskevien oikeudellisten normien lisäksi laki asettaa vastuun myös yksityishenkilöille ja yhteisöille vahingon sallimisesta tällä alueella. En yliarvioi sakkoa sellaisesta käytöksestä 500 ruplaa Kuitenkin jatkuva tai toistuva pakollisen lääketieteellisen hoidon puuttuminen ennen asiakirjojen säilyttämistä voi johtaa paljon vakavampaan taakkaan - jopa 300 000 krb.
Lisäksi kirjanpitoasiakirjojen arkistointia koskevat määräykset on ilmoitettu SRSR:n valtiovarainministeriölle vuonna 1983 hyväksytyssä toimeksiannossa, joka ei edelleenkään menetä merkitystään. Kattava kokoelma asiakirjoja, jotka on laadittu koko organisaation perustamisen ajan niiden säilyttämisen ehtojen mukaisesti, Venäjän kulttuuriministeriön 25.8.2010 määräyksen nro 558 esittämät ehdotukset. Jo tunnetuista organisaatioiden arkiston työskentelysäännöistä raportti sisältää suosituksia, jotka kattavat kaikki tällaisen toiminnan näkökohdat.
Pääsy asiakirjoihin ja niiden ehtoihin
Muodostetut todistukset siirretään yleensä arkistoon viimeistään 3 vuoden kuluttua niissä olevien hallintoprosessien päättymisestä. Asiakirjojen säilytys- ja myöntämismenettely määräytyy sisäisillä määräyksillä hyväksyttyjen määräysten ja suositusten perusteella.
Sisäiseen raportointiin arkistointiasiakirjojen kanssa tehtävän työn triviaalisuus erotetaan 30 päivää, Toipilasterveystyöntekijän hakemuksen lisäksi asiakirjojen säilyttämistä varten tuntia voidaan pidentää toisella kuukaudella.
Pokrokovin ohjeet arkistointiin ja arkistointiin
Säästötodistuksen myöntämis- ja siirtomenettely voidaan jakaa päävaiheiden määrä:
Huomioithan, että arkistoon toimittaminen edellyttää asiakirjoja, jotka ovat säilytysajan alaisia vähintään 10 kiveä. Muu dokumentaatio voidaan säilyttää suoraan osastoilta ja siirtää alemmalle tasolle heti, kun termi on laissa määritelty.
Arkiston varustelu ja sijainnin antamisen tarkastaminen
Dokumentaation ja raporttikuvausten ylläpitomenettely Perussäännöissä. Pääperiaate arkiston varustamisessa organisaation sisällä on vikoristannya okremnogo budovi tai sijoitus tarpeisiisi.
Tässä tapauksessa Yhdistyneessä kuningaskunnassa esiintyvien itiöiden sekä raakojen ja polttamattomien itiöiden käyttö ei ole sallittua. Alue laajenee alueille, jotka sisältävät vain mökkejä, joissa on julkisia ateriapalveluita ja ruohotuotetoimituksia, sekä palonkestävien ja aggressiivisten materiaalien varastoja.
Arkistokokoelman sisäinen tyhjennys tulee suorittaa siten, että uusi dokumentaatio on mahdollisimman tehokas. Kenelle tarvitset lisähoitoa? mielipiteiden vaihtoa:
- Arkistopaikka voi olla suojattu tulvilta, täyttää paloturvallisuusstandardit ja siinä voi olla tuottava ilmanvaihtojärjestelmä;
- kaikki sähköjohdot ja pistorasiat on eristetty niin hyvin kuin mahdollista;
- Asennus on käsiteltävä palamattomilla ja ei-aggressiivisilla materiaaleilla;
- Vesi- ja viemäriputkien vetäminen liitoskohdan läpi ei ole sallittua.
Loput tilojen sopivuudesta arkiston tarpeisiin liittyvät päätökset jätetään asiantuntemukseen perustuvien erikoispalveluiden tehtäväksi. Tällöin tilojen, saniteettitilojen jne. paloturvallisuus on vakuutettu. Ihotutkimus on suoritettava loppuun Toimia, joka näyttää tämän työn tulokset.
Asiakirjojen ja työn organisoinnin erityispiirteet
Arkiston työskentelyn perustana on organisaation arkiston perustaminen ja sen suorittamista koskevat ohjeet. Tällaisen asiakirjan kääntöpuolella on talletustodistus, joka on arkistonhoitajan viimeinen velvollisuus ja todistaa sinulle luovutettujen asiakirjojen säästöjä ja täydellisyyttä.
Organisaation arkiston voidaan katsoa olevan joko itsenäinen rakenneyksikkö tai se voi sijaita hallintopalvelussa. Sen pääasiallinen toimintatapa on muodollisesta kuulumisesta riippumatta organisaation arkistoitujen tietojen muodostaminen, esittäminen ja eheyden varmistaminen.
Tämä saavutetaan arkistonhoitajan systemaattisella toiminnalla ylläpitämällä lähdeluetteloa, hyväksymällä niteiden oikea rekisteröinti, niiden systematisointi jne. Lisäksi sotilasarkiston velvollisuuksiin kuuluu nykyinen ja ulkoinen asiakirjojen toimittaminen sekä osallistuminen dokumentaation lyhentämiseen tallennusajalla.
valvontamenettely
Sisäisten määräysten lisäksi arkiston työtä säätelevät säädökset, jotka myös siirtävät organisaation arkistotoiminnan hallinnan.
Siten lain nro 125-FZ mukaisesti asiakirjojen säilyttämisen valvonnasta vastaavat erityiset elimet liittovaltion tasolla ja Venäjän federaation subjektien tasolla. Käytännössä tämän toiminnon määräävät Verovirasto ja Eläkekassa organisaation dokumentaation tärkeimmiksi ulkopuolisille rekisterinpitäjille. Sama laki nostaa rangaistuksen tasoa jopa rangaistavaksi arkistointioikeuslain rikkomisesta.
Alla on yleiskatsaus liiketoimintaprosessien automaatioohjelmiin esitysten järjestämisessä.
Elektronisten nenän suunnittelu
Kaiken läpäisevässä maailmassa korkeat teknologiat"Klassinen" tietoväline - paperit ja muut materiaalit - luovutaan kokonaan ja varmasti sähköisen median tilalle. Tämän yhteydessä spivorbitnik arkistoi varhaisen ja myöhäisen viinin ravitsemuksen: Miten tällaiset asiakirjat hyväksytään ennen niiden säilyttämistä? Vastaus on yksinkertainen: se näyttää samalta kuin se haisi alusta alkaen.
Jos esimerkiksi ulkomaisen postiostajan lasku on allekirjoituksella varmennettuna sähköisenä asiakirjana, niin sen jäljen tallentaminen tietokoneen muistiin on lisäksi joustavaa, eikä mitään varmennusta tarvitse. Tällaiset asiakirjat kirjataan ennen todistusten nimikkeistöä virallisilla paikoilla vahvistettujen säilytysehtojen mukaisesti.
Arkistointitoiminta organisaatiossa - monimutkainen ja vaiheittainen prosessi Osallistujilta on tärkeää huolellinen suunnittelu ja numeeristen etujen ja suositusten laajentaminen. Prote, asiakirjojen säilytysjärjestelmä oli selkeästi suunniteltu paitsi osoittamaan alaosastojen hyödyllistä ja tuottavaa työtä, myös osoittamaan organisaation potentiaalia tehokkaana hallintoyksikkönä.
Yksityiskohtaiset ohjeet asiakirjojen siirtämisestä arkistoon esitetään videossa.
GOU VPO "mordovialainen kansallinen yliopisto Nimetty M. P. Ogarovin mukaan »
Taloustieteen tiedekunta
Erikoisala "Valtion ja kuntien hallinto"
Kurssi: "Dokumentinhallinnan perusteet"
Aiheesta: "Asiakirjojen säilyttäminen: tarkempaa ja arkistoivampaa"
Vikonala: opiskelija 207 ryhmä, s/o
Filyagina Nadiya Sergievna
Muutettu: pankkitili
Belova Julia Oleksiivna
Saransk 2009
1. Asiakirjojen tarkka säilytys
Nimikkeistön viittauksen ymmärtäminen
Yrityksen liiketoimintaprosessi tuottaa suuren määrän asiakirjoja. Sen jälkeen, kun dokumentit ovat tärkeitä operatiivisessa toiminnassa virrankulun parantamiseksi, niistä tulee takautuvan tiedon säilyttäjiä, jotka voidaan aikanaan palauttaa mieleen, jolloin ne toimivat muistona asennuksesta.
Shvidky poshuk ja tällaisten asiakirjojen tunnistaminen on mahdollista vain niiden selkeällä luokittelulla. Yksinkertaisin asiakirjojen luokittelu on ryhmitellä ne yhteen. Valtion standardi antaa merkittävän sertifikaatin, kuten ”Yhtä ruokaan tai toiminta-alueeseen liittyvien asiakirjojen tai asiakirjojen kokonaisuus viereiseen kanteen sijoitettuna”. Erityinen luokitustunnus, joka ilmaisee asiakirjojen jakamisjärjestyksen todistuksessa, on sertifikaatin nimikkeistö.
Varmenteiden nimikkeistö - "Organisaatiossa luotujen varmenteiden nimien järjestelmällinen siirto niiden säilytysehdoista, rekisteröinti vahvistetussa järjestyksessä." Muuten näyttää siltä, että viitenimikkeistö on yksinkertaisin luokitin, jonka avulla voit nopeasti lajitella asiakirjat kansioihin (viitteet) niiden nopeaa etsimistä varten eri aikoina.
Todistusnimikkeistö on laaja-alainen asiakirja.
Ensinnäkin, kuten nimikkeistön tärkeydestä seuraa, sen päätarkoitus on asiakirjojen systematisointi siten, että se toimii asiakirjojen sulatuksena sen jälkeen, kun ne on syötetty dokumenttiin, ja siten tarkoittaa järjestelmää asiakirjojen tallentamiseksi järjestelmään.
Toisella tavalla oikeanpuoleinen iho on sisällytetty ennen nimikkeistöä, se on tarkoitettu tallentamaan siihen sijoitetut asiakirjat. Viitteessä jaettavat asiakirjat luokitellaan nimikkeistön mukaan, ja samalla ne määritellään tuttuun tapaan asiakirjan tallentamisen termillä. Tällä tavalla suoritetaan todistusten lisänimikkeistön mukaisesti ensimmäinen asiakirjojen arvon tarkastusvaihe.
Varmenteiden indeksoinnilla vahvistettu nimikkeistö on vikorista asiakirjoja rekisteröitäessä - nimikkeistön takana oleva todistushakemisto on usein mukana varaston osa asiakirjojen rekisteröintihakemistoon.
Nimikkeistön luokittelukaaviota voidaan käyttää wikiristan-mallina wiki-dokumenttien päivittäisen kehitystiedoston mallina. Varmenteiden nimikkeistö on kuvattu sen sijaan, että kuvattaisiin kuinka asiakirja toimitetaan arkistoon, asenna varmenne säästämisehdoin jopa 10 vuotta mukaan lukien.
Todistusnimikkeistö toimii perustana pysyvien säästötodistusten kuvauksille ja yli 10 ruplan säästämisen ehdoilla. Nimistö perustuu alustavaan merkitykseen laitoksen rakennetta sovellettaessa.
Sertifikaatin nimikkeistö vastaa jokaisesta laitoksesta, organisaatiosta, yrityksestä, yrityksestä ja ylläpitää kaikkia niiden toiminnan aikana syntyneitä asiakirjoja. On olemassa kolmenlaisia nimikkeitä: Tsukerkovin "tai yksilö" (oikeudellisten organisaatioiden, yritysten, laitosten, yritysten nimikkeistö); likimääräinen ja tyypillinen.
Varmenteiden nimikkeistön luomista aloitettaessa on tiedettävä, mitä he voivat tehdä, mitä edustavat normatiiviset ja metodologiset asiakirjat.
Samantyyppisten asiakirjojen ryhmittelyyn tarkoitettujen varmenteiden otsikoissa asiakirjan tyyppi ilmoitetaan moninaisuus.
Otsikossa listaus määrittelee minne mennä ja mitä ruokaa syödä. Jos listaus tehdään yhden kirjeenvaihtajan kanssa, ilmoitetaan hänen nimensä jne.
Käytännössä työorganisaatio ryhmittelee usein manuaalisesti yhteen asiakirjaan useiden alueella (alueella, alueella, piirissä) sijaitsevien kirjoittajien tai kirjeenvaihtajien dokumentit, koska luettelo jokaisesta heistä on usein pieni ja riittämätön. tärkeää ryhmitellä lehtiä iholla oikealla puolella. Joten ryhmittely suoritetaan maantieteellisen merkin mukaan.
Todistusnimikkeistöjen kehittämiseen tarkoitettuja säädösasiakirjoja ja menetelmämateriaaleja suositellaan sisällyttämään ensin asiakirjat, jotka sisältävät direktiivien ja muiden elinten organisatorisia ja menettelyllisiä asiakirjoja, minkä jälkeen viitataan laitokselle toimitettavaan organisaatiodokumentaatioon yleensä (säännöt, määräykset). ) tai rakenteellinen alaosa (miten nimikkeistö muodostetaan rakenteellinen viittaus). Sitten todistuksen nimi laajenee itse laitoksen organisatorisilla ja hallinnollisilla asiakirjoilla (rangaistukset, määräykset, kollegiaalisten elinten päätökset). Tätä tiedusteluryhmää seuraavat tiedustelut suunnittelu- ja määräaikaisasiakirjoilla (viikoittain, sitten neljännesvuosittaiset ja kuukausittaiset asiakirjat) ja luettelointi.
muovauksen viite
Toimittaja säilyttää asiakirjat niiden julkaisuhetkestä lähtien, ja tätä tarkoitusta varten hän on velvollinen luomaan erityisiä kansioita, joissa on merkinnät, kuten "toimistossa", "Terminovo", "taululle", "lähetettäväksi", "lähetettäväksi palvelu", "allekirjoitusta varten" jne. .P. Jokaisella sivulla sinun on syötettävä Viconianin lempinimi ja puhelinnumerosi. Työpäivän päätyttyä kansiot laitetaan kassakaappiin, kaappiin tai pöydälle. Asiakirjojen säilyttäminen tällä tavalla auttaa sinua löytämään nopeasti tarvittavan asiakirjan ja siirtämään sen toiselle lääkärille.
Asiakirjan käsittelyn jälkeen asiakirja siirretään oikealle sijoitettavaksi. Toimiston asiakirjojen taitto tehdään sihteerin tai siitä vastuussa olevien henkilöiden toimesta rakenneyksiköissä systemaattisesti, koko prosessin ajan. Pienissä yrityksissä varmenteiden muodostus ja säilytys tapahtuu keskitetysti, ota yhteyttä sihteeristöyn. Wikonilaiset asiakirjat on allekirjoitettava Wikonian merkillä ja toimitetaan todistukseen samana päivänä ennen työpäivän päättymistä. Noudata tätä yksinkertaista sääntöä estääksesi asiakirjojen hukkaa ja varmistaaksesi niiden säästöt.
Asennuksessa yritys kerää useita asiakirjoja, ja jotta niihin pääsee helposti käsiksi ja tarvittavat tiedot löytyisi nopeasti, dokumentit ryhmitellään tallennuksen jälkeen oikealle puolelle niin, että ne arkistoidaan kansio.
Rutiiniasiakirjat, paperityöt ja tärkeät sisäiset asiakirjat muodostetaan ja säilytetään toimistossa tai turvallisuussihteeristössä.
Muodostuminen alkaa heti tähkällä. Siksi iholla se on nimetty nimikkeistössä oikealta tähkäksi, kohtalo on syyllinen mutta kansio on avattu. Tämä voi olla joko shvidkozshivach-kansio tai rekisterinpitäjän kansio.
Ihon etiketissä on laitoksen ja yrityksen nimi. Koska asennus on virallisesti tunnettu eikä nimetty, on parempi toteuttaa se. Varikko voi toimittaa vain asiakirjoja, jotka on siirretty uuteen nimikkeistöön. Kun on asiakirjoja, joita ei siirretä nimikkeistöön, luodaan erillinen oikeus, jonka nimi lisätään nimikkeistöön varanumeron alle.
Asiakirjojen hankkimisen organisaatiolta voivat suorittaa vain valtion veroviraston, esitutkinnan, esitutkinnan, syyttäjän ja tuomioistuinten viranomaiset näiden toimielinten päätösten perusteella rikosprosessilainsäädännön tasolle asti. Venäjän federaatio.
Asiakirjojen kerääminen tapahtuu sen laitoksen, organisaation, yrityksen tai yrityksen paikallisten viranomaisten läsnä ollessa, joista hankinta tapahtuu ja laaditaan pöytäkirjaan, josta luovutetaan jäljennös asianomaiselle viranomaiselle. allekirjoitusta varten Asiakirjojen vastaanottamisen yhteydessä on laadittava erityinen kuvaus, joka korvaa vastaanotetut asiakirjat.
Asiakirjojen tallentaminen
Kunnioita laitoksia siitä hetkestä lähtien, kun ensimmäinen Wicon-asiakirja on sisällytetty niihin. Hajut muodostetaan rakennesäiliöihin ja säilytetään niissä, kunnes ne siirretään asennusarkistoon. Pienen yrityksen osalta kirjanpitoa pitää sihteeri. Asiakirjat tulee sijoittaa kaappeihin, jotka on lukittu kassakaappeihin tai (veden arkistokaappiin, mikä varmistaa niiden säästämisen ja suojan sahoilta ja valoilta).
Asiakirjaan jo sisältyviä asiakirjoja voivat myöhemmin tarvita oikeusviranomaiset ja yritykset. Näissä tapauksissa hajun voivat havaita vain asiakirjojen muodostamisesta ja tallentamisesta vastaavat henkilöt, ja heidän tilalleen asetetaan suojapaperi, jossa ilmoitetaan: milloin, kenelle ja mille asiakirjan määräajalle.
Jos haluat nähdä oikeuden kokonaisuudessaan, täytetään suojelijakortti, josta käy ilmi myönnetyn todistuksen numero, myöntämispäivä, kenelle oikeus nähtiin, minkä ajan, allekirjoitukset peruutetuissa ja vastaanotetuissa asiakirjojen kääntäminen. Esirukoilijakortti asetetaan edellisen asiakirjan tilalle. Tällaisella järjestelmällä on heti selvää, mitä asiakirjoja on myönnetty ja kenellä ne on.
Liiketoimintaprosessin päätyttyä ei ole sallittua toimittaa turvapäälliköille muita varmenteen asiakirjoja. Tarvittaessa oikealla tunnilla koko rakenne näkyy oikealla.
Muissa organisaatioissa todistusten myöntämisen sallii vain organisaation virkamies. Asiakirjojen saaminen todistuksista toimivaltaisten viranomaisten avulla voidaan suorittaa vain näiden viranomaisten postitoimistossa ja luvalla alkuperäisen vastaanottoasiakirjan pakolliseen taittamiseen ja todistuksen oikeaksi todistetun jäljennöksen jättämiseen samaan paikkaan.
Asiakirjojen säilyttämiseen OSG-arkistossa liittyy tiedon liikkumisen valvonta iholla. Löydämme aina pyynnöstäsi asiakirjat nopeasti ja toimitamme alkuperäisen toimistollesi tai skannatun kopion sähköisen arkiston kautta. Asiakirjojen etsimiseen käytetystä työvoiman työajasta ei tarvitse maksaa.
Asiakirjojen säilyttäminen OSG-arkistossa estää kaikkien luvattomien henkilöiden pääsyn tietoihin. OSG-arkisto noudattaa kansainvälisiä ja GOST-standardeja, mikä mahdollistaa asiakirjojen pitkäaikaisen säilytyksen. Asiakirjojen tallentaminen OSG:hen on varma tapa tallentaa asiakirjoja kymmeneksi vuodeksi.
Onko asiakirjojen arkistointiin todellista tarvetta?
Asiakirjojen tallentaminen arkistoon tarjoaa mahdollisuuden säästää tilaa yritykselle tärkeille asioille ja samalla säästää rahaa.
Säästöä vuokrassa
Asiakirjojen säilyttäminen toimistossa vie tilastojen mukaan jopa 20 % toimistotilasta. Siirtämällä asiakirjoja säilytettäväksi OSG-arkistoon säästät jopa 20 % vuokra-alasta ja pääset eroon nopeasti vuokraamalla tai vuokraa tämän tilan hinnasta, kun vastaanotat on järjestetty Tämä alue tai työpaikka uusille työntekijöillesi.
Säästät asiakirjojen etsimisessä
Asiakirjojen säilytys OSG-arkistossa tapahtuu valvomalla asiakirjojen liikkumista kaikissa vaiheissa. Rekisteröimällä päivittäiset asiakirjojen liikkeet tiedämme aina, missä tarvitsemasi asiakirja on heti ja toimitamme sitten alkuperäisen asiakirjan toimistollesi tai skannatun kopion e-arkiston kautta. Sinun ei tarvitse käyttää tuntia asiakirjojen etsimiseen, etkä tarvitse maksaa sairauslomatyöntekijöiden työtunnista, joka kului vaaditun asiakirjan etsimiseen.
Säilytä asiakirjat ja tiedot luotettavasti
OSG-asiakirjojen arkistot ovat GOST:n ja kansainvälisten vaatimusten alaisia ennen arkiston järjestämistä. Pääsy arkistoon ja laatikoiden säilytysjärjestelmään on tiukasti rajoitettu. Näin varmistetaan korkeatasoinen asiakirjojen turvallisuus ja tietojen luottamuksellisuus. Asiakirjojen tallentaminen ammattimaiseen OSG-arkistoon auttaa ylläpitämään kaiken mahdollisen tietoturvan.
lainsäädännön kynnyksellä
Asiakirjojen tallentamisen mieleen, termi asiakirjojen tallentaminen, arkistoasiakirjojen viimeistely jne. ovat Venäjän federaation lakien alaisia. Korkeasti koulutetut OSG-arkistonhoitajat auttavat sinua järjestämään asiakirjojen säilyttämisen arkistoissa oikein ja taloudellisesti Venäjän federaation nykyisen sääntelykehyksen mukaisesti.
Miten asiakirjojen säilytys arkistossa järjestetään oikein?
Nopeaa ja täsmällistä asiakirjojen käsittelyä varten järjestämme asiakirjan käsittelyn kaikki vaiheet: pakkaamisesta arkistolaatikoihin asiakirjojen siirtämiseen valtionarkistoon.
Video asiakirjojen tallentamisesta OSG:hen
OSG Records Management on Venäjän ja SND-alueiden suurin arkistoyhtiö. Meillä on sinulle 50 arkistoa. Katso video, kuinka tallennamme asiakirjasi.
