Федеральне державне бюджетне освітня установа

вищої професійної освіти

Російська академія народного господарства та державної служби

при Президентові Російської Федерації

Нижегородський інститут управління

Лабораторна робота №4

З ДИСЦИПЛІНИ «Інформаційні системи та технології»

Напрямок підготовки:

прикладна інформатика

виконав:

Студент групи ІБ-311

Мольков Олексій

Науковий керівник:

старший викладач

Замський Галина Борисівна

Нижній Новгород

Відповіді на питання до лабораторної роботи 3

Звіт про хід виконання роботи 11

Список ілюстрацій 24

Відповіді на питання до лабораторної роботи

1. Для чого можна використовувати звіти в СУБД Microsoft Access?

звіт- це форматований представлення даних, яке виводиться на екран, до друку або файл. Вони дозволяють отримати з бази потрібні відомості і представити їх у вигляді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення і аналізу даних. При друку таблиць і запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність представити дані у вигляді звітів, які мають традиційний вигляд і легко читаються. Докладний звіт включає всю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки і розбитий на сторінки із зазначенням верхніх і нижніх колонтитулів.

За допомогою МА можна створювати звіти, які групують дані:

Виконують різні групові обчислення.

Представляють дані в привабливому вигляді з використанням малюнків, ліній і спеціальних шрифтів.

2. Які типи звітів можна використовувати в СУБД Microsoft Access, для чого вони призначені?

прості звіти

Простий звіт містить елементи управління, які пов'язані (з'єднані) з різними таблицями і запитами.

ієрархічні звіти

Ієрархічний звіт містить інші звіти, які називають підлеглими звітами. Підлеглі звіти впроваджуються, коли потрібно відобразити дані з таблиць зі зв'язком «один-ко-многим».

3. Для чого призначений майстер створення звітів в СУБД Microsoft Access і його основні можливості?

Створення звіту за допомогою майстра

Майстер дозволяє створювати звіти з угрупованням записів і являє собою найпростіший спосіб створення звітів. Він поміщає обрані поля в звіт і пропонує шість стилів його оформлення. Після завершення роботи Майстра отриманий звіт можна доопрацювати в режимі Конструктора.

Угруповання даних і обчислення підсумків

За допомогою Майстра звітів можна створити звіт, що розподіляє дані по групах і представляє їх у табличному форматі. Використовуючи цей тип звіту можна підвести підсумкові величини для кожної групи і для всіх груп по числовим полях.

4. Для чого призначений конструктор звітів в СУБД Microsoft Access і його основні можливості?

Режим конструктора.

З одного боку, створення звітів в режимі конструктора займає більше часу, ніж створення звіту за допомогою майстра звітів або функції «Автоотчет», але з іншого боку, звіти, створені в режимі конструктора, можна налаштувати таким чином, щоб вони максимально відповідали вимогам користувача. Режим конструктора також відкриває більше можливостей для налаштування зовнішнього вигляду звіту.

В вікні бази даниху групі об'єктинатисніть кнопку Звіти .

Натисніть кнопку створитина панелі інструментів вікна бази даних.

У діалоговому вікні новий звітвиберіть пункт конструктор.

Виберіть таблицю або запит із даними, на яких повинен бути заснований звіт. (Якщо потрібно створити вільний звіт, Що не вибирайте нічого з цього списку.)

Натисніть кнопку ОК.

Які основні властивості можна задати для звіту в СУБД Microsoft Access, як вони поділяються і для чого призначені?

Верхній колонтитул інижній колонтитул . Ці властивості визначають, чи буде друкуватися верхній або нижній колонтитул на сторінці, що містить заголовок або примітка звіту (тобто на першій або останній сторінці звіту). Можливі значення:

всі сторінки. Верхній або нижній колонтитул буде друкуватися на всіх сторінках звіту.

без заголовка. Верхній або нижній колонтитул не виводяться на сторінці, що містить заголовок звіту.

без примітки. Верхній або нижній колонтитул не виводяться на сторінці, що містить примітка звіту.

Без заголовка / примітки. Верхній або нижній колонтитул не виводяться на сторінках, що містять заголовок або примітка звіту.

нерозривний група . Це властивість визначає, чи буде намагатися Microsoft Access розташувати в многостолбцовом звіті дані однієї групи нерозривно в межах шпальти чи сторінки. Наприклад, якщо у вас є згрупований по відділах многостолбцовий звіт, що містить список службовців, то ви можете використовувати цю властивість, щоб всі співробітники одного і того ж відділу по можливості знаходилися в одному і тому ж стовпці. Можливі значення: На сторінціі У стовпці. Якщо властивість групи Чи не розриватимає значення немає, То значення властивості нерозривний групаігнорується.

Сторінки з малюнком . Властивість вказує, на яких сторінках звіту буде відображатися малюнок, вказаний у властивості Малюнок.Можливі значення:

• всі сторінки. Значення за замовчуванням. Малюнок буде відображатися на всіх сторінках звіту.

  Перша сторінка.Малюнок буде відображатися тільки на першій сторінці звіту.

  Відсутнє. Малюнок не буде доступний широкому в звіті.

  Фільтр включений. Ця властивість використовується, щоб застосувати до звіту фільтр або визначити, застосований фільтр до звіту.

Сортування включена . Використовується для того, щоб включити або відключити сортування, а також щоб визначити її поточний стан(Включена / вимкнена).

Блокування записів. Це властивість визначає тип блокування записів базової таблиці або запиту під час перегляду або друку звіту. Можливі значення: Відсутнєі Всіх записів.Останнє значення має на увазі, що будуть блокуватися всі записи з базової таблиці або запиту, поки звіт відкритий в режимі попереднього перегляду або друкується.

Угруповання по датах . У цій властивості вказується спосіб угруповання по датам. Якщо вказано значення американський стандарт, То першим днем ​​тижня буде вважатися неділя, А першим тижнем року - тиждень, на яку припадає 1 січня. значення параметри настройкиозначає, що для визначення способу угруповання по датах використовуються системні регіональні настройки. Саме це значення і є значенням за замовчуванням.

відсутність даних . Ця подія відбувається перед друком звіту, якщо він не містить даних (тобто джерело даних звіту порожній) і зазвичай використовується для запобігання друку порожнього звіту. Якщо звіт не має джерела даних, то подія не відбувається в будь-якому випадку. Крім того, ця подія не відбувається для підлеглих звітів.

сторінка . Ця подія відбувається після завершення форматування сторінки для друку, але до того, як сторінка буде безпосередньо друкуватися. Часто використовується для додаткового оформлення сторінок звіту, наприклад, для креслення на сторінці рамки і кутового штампа.

Примітка / заголовок звітуі область данихмають такі характерні властивості: кінець сторінки, Новий рядок або стовпець, He розривати, форматування, печаткаі повернення. набір властивостей Верхнього / Нижнього колонтитулає підмножиною набору властивостей вищезгаданих розділів звіту. далі наводиться короткий описцих властивостей.

кінець сторінки . Вказує, чи буде розділ звіту друкуватися на новій сторінці, якщо він не поміщається цілком на поточній. Можливі значення:

• Відсутнє. Поточний розділ звіту друкується на поточній сторінці, слідом за попереднім.

  до розділу. Поточний розділ звіту друкується на початку наступної сторінки.

  після розділу. Розділ звіту, наступний безпосередньо за поточним, друкується на початку наступної сторінки.

  До і після розділу. Комбінація двох попередніх значень. Поточний розділ так само, як і безпосередньо наступний за ним, буде друкуватися з початку нової сторінки.

Новий рядок або стовпець . Властивість вказує, чи буде друкуватися розділ звіту і асоційовані з ним дані в новому рядку або колонці многостолбцового звіту. Набір можливих значень і сенс їх використання той же, що і для властивості кінець сторінки.

Чи не розривати . Якщо ця властивість має значення Так, То Microsoft Access спробує роздрукувати розділ звіту на одній сторінці. Якщо розділ не поміщається цілком на поточній сторінці, то він друкується з початку наступного.

форматування . Ця подія відбувається, коли Microsoft Access визначає, які дані повинен містити розділ звіту, але до форматування сторінки для друку або перегляду. для розділу Област'Даннихця подія відбувається для кожного запису, при цьому обробник події має доступ до даних всіх записів.

печатка . Ця подія відбувається, коли дані в розділі звіту вже відформатовані для друку, але перед безпосередньою його печаткою.

повернення . Подія настає, коли Microsoft Access повертається до попередньої теми звіту під час форматування сторінки. Microsoft Access в деяких обставинах робить це, щоб визначити заповнення елементами управління або розділом звіту виділеного їм простору.

За допомогою звітів можна переглядати, форматувати і групувати інформацію в базі даних Microsoft Access. Наприклад, можна створити простий звіт у вигляді списку номерів телефонів усіх контактів або зведений звіт за підсумками продажів компанії в різних регіонахза різні періоди.

У цій статті представлений огляд звітів в Access, відомості про основи створення звіту і використання функцій сортування, групування і узагальнення даних, а також про те, як попередньо переглянути та надрукувати звіт.

Примітка:Відомості в цій статті відносяться тільки до класичних баз даних Access. Веб-додатки Access не підтримують звіти.

В цій статті

Загальні відомості про звіти в Access

Можливості використання звіту

Звіт - це об'єкт бази даних, зручний для подання її інформацією з однієї з наступних цілей:

відображення або поширення зведення даних;

архівування моментальних знімків даних;

надання відомостей про окремі записах;

створення написів.

Складові частини звіту

Можна створювати «незв'язані» звіти, в яких дані не відображаються, але в цій статті ми розглянемо звіт, пов'язаний з джерелом даних (таблицею або запитом). Макет звіту розбитий на розділи, які можна переглянути в режимі конструктора. Розуміння принципів роботи кожного розділу допоможе створити кращі звіти. Наприклад, від вибору розділу для розміщення обчислюється елемента управління залежить спосіб обчислення результату. Нижче перераховані типи розділів і вказано призначення кожного з них:

Створити значимий звіт набагато простіше, якщо таблиці в базі даних мають добре розроблені структуру і зв'язку. Початкові відомості з планування та розробки бази даних см. В статті Основні відомості про створення баз даних.

Створення звіту в Access

Щоб створити звіт для бази даних Access на комп'ютері, виконайте такі дії.

Дія 1. Вибір джерела записів

Джерелом записів для звіту може бути таблиця, іменований чи впроваджений запит. Джерело записів повинен містити всі рядки і стовпці даних, які потрібно відобразити в звіті.

Дія 2. Вибір інструмента звіту

Інструменти звіту розташовані на вкладці створитиу групі Звіти. У наведеній нижче таблиці описано такі параметри:

Крок 3. Створення звіту

Для вибору необхідного інструменту натисніть відповідну кнопку панелі інструментів. Після появи майстра дотримуйтесь його командам і на останній сторінці натисніть кнопку Готово.
Access відображає звіт в режимі макета.


Відформатуйте звіт, щоб домогтися бажаного зовнішнього вигляду.

• Змініть розмір полів і підписів, виділяючи їх і перетягуючи краю.

  Розмістіть поля в потрібному порядку, виділяючи їх (і відповідні підписи, якщо вони є) і перетягуючи в потрібне місце.

  Також можна, клацаючи поля правою кнопкою миші, за допомогою команд контекстного меню об'єднувати або розбивати осередки, видаляти і виділяти поля і виконувати інші завдання форматування.

  Крім того, звіт можна зробити більш привабливим і зручним за допомогою функцій, описаних в розділах нижче.

Додавання угруповання, сортування та підсумків

Щоб швидко додати до звіту угруповання, сортування або підсумки, клацніть правою кнопкою миші поле, до якого необхідно застосувати відповідну функцію, і виберіть потрібну команду в контекстному меню.

Крім того, коли звіт відкритий в режимі макета або конструктора, можна додати ці функції за допомогою області "Угруповання, сортування і підсумки".

Якщо область "Угруповання, сортування і підсумки" не відчинені, на вкладці конструктору групі Угруповання і підсумкивиберіть команду угруповання.

Натисніть кнопку Додати угрупованняабо Додати сортуванняі виберіть поле, по якому потрібно згрупувати або впорядкувати дані.

Щоб задати додаткові параметри або додати підсумки, в рядку угруповання або сортування виберіть команду більше.

Більш докладні відомості про угруповання, сортування і підсумки см. В статті Створення звіту з угрупованням або зведеного звіту.

Виділення даних за допомогою умовного форматування

У додатку Access є інструменти виділення даних в звітах. Правила умовного форматування можна додати для кожного елемента управління або їх групи, а в клієнтських звітах можна використовувати гістограми для порівняння даних.

Додавання умовного форматування для елементів управління

Клацніть звіт в області навігації правою кнопкою миші і виберіть пункт режим макета.

Виберіть потрібні елементи управління, а потім на вкладці формату групі Форматування елемента управліннявиберіть команду Умовне форматування.

Порада:Щоб вибрати кілька елементів управління, клацайте їх, утримуючи клавішу CTRL.

У діалоговому вікні Диспетчер правил умовного форматуваннявиберіть команду створити правило.

У діалоговому вікні Нове правило форматуваннявиберіть значення в поле Виберіть тип правила.


• Щоб створити правило, яке буде перевірятися окремо для кожного запису, виберіть варіант Перевірте значення в поточному записі або використовуйте вираз.

  Щоб створити правило для порівняння записів один з одним за допомогою гістограм, виберіть варіант Порівняти з іншими записами.

В полі Зміна опису правилавкажіть правило, яке буде застосовуватися при форматуванні, і тип форматування, а потім натисніть кнопку ОК.

Якщо потрібно створити ще одне правило для цього елемента управління або групи елементів, повторіть процедуру, починаючи з дії 4.

Налаштування кольору та шрифтів

Для настройки кольору і шрифтів спробуйте параметр Тема програми.

Відкрийте звіт в режимі макета. Для цього клацніть звіт в області навігації правою кнопкою миші і виберіть пункт режиммакета.

У пункті Робота з макетами звітівна вкладці конструкторвиберіть параметр темиі наводите курсор на різні теми в галереї, щоб попередньо переглянути ефекти. Щоб вибрати тему, клацніть її та збережіть звіт.

За допомогою колекцій кольоруі шрифтиможна задати кольору і шрифти незалежно один від одного.

Додавання логотипу або фонового малюнка

У звіт також можна додати логотип або фоновий малюнок. При оновленні малюнка він автоматично оновлюється в будь-якому місці бази даних.

Додавання або видалення малюнка

макет.

У звіті клацніть місце, куди необхідно додати малюнок, і на вкладці конструктору групі колонтитуливиберіть пункт Логотип.

Перейдіть до малюнка і натисніть кнопку відкрити. Access додасть малюнок до звіту.

Щоб видалити малюнок, клацніть його правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню пункт «Видалити».

Додавання фонового зображення

В області переходів клацніть звіт правою кнопкою миші і виберіть команду макет.

на вкладці формату групі фоннатисніть кнопку фоновий малюнок.

Виберіть малюнок зі списку колекція зображеньабо натисніть кнопку огляд, Виберіть малюнок і натисніть кнопку ОК.

Попередній перегляд і друк звіту

Попередній перегляд звіту

Попередній перегляд. Команди на вкладці Попередній переглядможна використовувати, щоб:

• надрукувати звіт;

  змінити розмір або макет сторінки;

  змінити масштаб або переглянути відразу кілька сторінок;

  оновити дані в звіті;

  експортувати звіт в інший формат файлу.

Натисніть кнопку Закрити режим попереднього перегляду

Друк звіту

Друк звіту без попереднього перегляду

Клацніть правою кнопкою миші ім'я звіту в області навігації та виберіть команду печатка. Звіт буде відправлений на принтер, який використовується за умовчанням.

Примітка:При виборі звіту в області навігації та виборі команди печаткана вкладці файлможна встановити додаткові параметри друку (кількість сторінок і копій) і вказати принтер.

• Щоб відкрити діалогове вікно, в якому можна вибрати принтер, вказати число копій і змінити параметри, виберіть команду печатка.

SQL (зазвичай усний як "СІКВЕЛ" або "ЕСКЮЕЛЬ") символізує собою Структурований Мова Запитів. Це - мова, яка дає Вам можливість створювати і працювати в реляційних базах даних, які є наборами зв'язаної інформації, що зберігається в таблицях.

По-перше, SQL не є процедурним мовою; тут немає необхідності крок за кроком описувати всі операції, що визначають процес рішення задачі. За допомогою SQL тільки потрібно вказати, який результат ми очікуємо, а все інше - турбота СУБД. По-друге, SQL працює в режимі тризначною логіки: тут до звичних значень TRUE (істина) і FALSE (неправда) додається поняття NULL (невизначеність). Більш того, якщо NULL порівнюється з чим-небудь, то повертається результат цілком може прийняти значення UNKNOWN, а не FALSE або TRUE.

У початковій мінімальної нотації SQL був націлений на вирішення трьох базових завдань:

1. Створення БД і таблиць з вичерпним описом їх структури.

3. Маніпуляції з даними: додавання, редагування та видалення даних. Трохи пізніше SQL був навчений:

1. Обробці транзакцій.

2. Управлінню курсором.

3. Визначенню прав користувачів.

В даний час за допомогою SQL здійснюється реалізація всіх можливостей, що надаються розробниками СУБД користувачам. Так, до завдань мови SQL можна віднести:

Ø організація даних (опис баз даних, визначення структури таблиць і зв'язку між ними);

Ø вибірка даних (витяг необхідної інформації з СУБД;

Ø обробка даних (додавання, зміна, видалення даних);

Ø управління доступом (розмежування прав доступу користувачів до даних, захист даних від несанкціонованого доступу);

Ø забезпечення цілісності баз даних (захист від руйнування);

Ø управління станом СУБД.

64. Для чого потрібен звіт? Які відомості відображаються в звіті? Яка структура звіту? Якими способами можна створити звіт?

Для чого потрібні звіти
Access підтримує кілька способів добування інформації з бази даних. Використовуйте такі опції:
Відображення всіх товарів постачальника за допомогою запиту. Запит дозволяє витягувати дані з декількох таблиць. Можна задати в програмі Access умови вибора.Отображеніе всіх відомостей про один товар за допомогою форми. Форма містить портал, через який можна переглядати і редагувати інформацію в базі данних.Отображеніе зведеної інформації про квартальні продажі по регіону за допомогою зведеної таблиці або зведеної діаграми. Зведена таблиця дозволяє аналізувати дані і відображати інформацію різними способами, Перетягуючи поля в поданні, що нагадує електронну таблицю. За допомогою зведеної діаграми можна відображати дані зведеної таблиці у вигляді діаграмми.Організація і друк відомостей про продажі товару в вигляді звіту для використання в ході презентації або роздачі співробітникам організації. Звіти забезпечують можливість точної настройки структури та подання інформації.

Відомості в звіті можуть бути розбиті на розділи. Кожен розділ має певне призначення і друкується на сторінці і в звіті в заданому порядку.
Як в формі, так і в звіті можуть бути присутніми наступні розділи:
· Заголовок;
· Верхній і нижній колонтитули;
· Область даних;
· Примітка звіту.
Заголовок звіту виводиться один раз на початку звіту і містить в собі найбільш загальні відомості: Назва і логотип фірми, назва звіту.
Верхній колонтитул друкується вгорі кожної сторінки і може містити підписи стовпців - графи звіту. Нижній колонтитул друкується внизу кожної сторінки і може містити номер сторінки, дати створення звіту.
Основний розділ звіту - область даних, в якому розміщуються дані звіту з кожного запису базового джерела (таблиці, запиту). Якщо в звіті використовуються згруповані записи, то в основному розділі звіту в кожній групі може використовуватися заголовок групи. У ньому відображаються відомості, загальні для всієї групи (назва групи).
Примітка звіту виводиться один раз в кінці звіту і містить підсумкові дані звіту.
Розміри розділів можна змінити в режимі конструктора звіту.

Структура. До числа таких елементів відносяться: Тема. Цей розділ друкується тільки у верхній частині першої сторінки звіту. Використовується для виведення даних, таких як текст заголовка звіту, дата або констатуюча частина тексту документа, які слід надрукувати один раз на початку звіту. Щоб додати або видалити області заголовка звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Тема / примітка звіту.
Верхній колонтитул. Використовується для виведення даних, таких як заголовки стовпців, дати або номера сторінок, які друкуються зверху на кожній сторінці звіту. Для додавання або видалення верхнього колонтитула необхідно вибрати в меню Вид команду Колонтитули. MicrosoftAccess додає верхній і нижній колонтитули одночасно. Щоб приховати один з колонтитулів, потрібно задати для його властивості Висота значення 0.
Область даних, розташована між верхнім і нижнім колонтитулами сторінки. Містить основний текст звіту. В цьому розділі з'являються дані, роздруковуються для кожної з тих записів в таблиці або запиті, на яких заснований звіт. Для розміщення в області даних елементів управління використовують список полів і панель елементів. Щоб приховати область даних, потрібно задати для властивості розділу Висота значення 0.
Нижній колонтитул. Цей розділ з'являється в нижній частині кожної сторінки. Використовується для виведення даних, таких як підсумкові значення, дати або номера сторінки, які друкуються знизу на кожній сторінці звіту.
Примітка. Використовується для виведення даних, таких як текст висновку, загальні підсумкові значення або підпис, які слід надрукувати один раз в кінці звіту. Незважаючи на те, що в режимі Конструктора розділ "Примітка" звіту знаходиться внизу звіту, він друкується над нижнім колонтитулом сторінки на останній сторінці звіту. Щоб додати або видалити області приміток звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Тема / примітка звіту. MicrosoftAccess одночасно додає і видаляє області заголовка і приміток звіту

Способи створення звіту ВMicrosoftAccess можна створювати звіти різними способами:
конструктор
Майстер звітів
Автоотчет: в стовпець
Автоотчет: стрічковий
Майстер діаграм
поштові наклейки

65. Для чого призначені сторінки доступу до даних? Які компоненти має сторінка доступу до даних?

Сторінки доступу до даних є спеціальний тип web-сторінок, призначений для перегляду і роботи через Інтернет або інтрамережа з даними, що зберігаються в базах даних * MicrosoftAccess або базах даних Microsoft SQL Server.

Сторінка доступу до даних може також включати дані з інших джерел, таких, як MicrosoftExcel.

Сторінки доступу до даних можуть доповнювати форми і звіти, що використовуються в додатку бази даних. Сторінки доступу до даних надають можливість спілкуватися з великими обсягами обраних даних. Розгортаючи і згортаючи групи записів, користувач може сфокусуватися тільки на тих даних, які йому необхідні.

Розробка сторінок доступу до даних аналогічна розробці форм і звітів: використовується список полів, панель елементів, елементи управління, діалогове вікно Сортування і угрупування і т.д. Проте, розробка сторінок доступу до даних має ряд істотних відмінностей від розробки форм і звітів. Спосіб розробки сторінки залежить від її призначення.

Сторінка доступу до даних може складатися з великої кількості різних компонентів, набір яких варіюється в залежності від мети створення сторінки. Перерахуємо деякі з найбільш часто використовуваних компонентів сторінки доступу до даних.

· Текстові поля, або поля введення - відображають існуючі дані з бази даних або, якщо дозволено, приймають вводяться користувачем нові дані для зберігання в базі даних.

· Записи - набори пов'язаних фактів про одне зберігається в базі даних елементі. Наприклад, всі дані про учня Петрові Івана представляють собою одну запис.

· Групи - об'єднують дані в набори. Наприклад, записи учнів можуть бути згруповані за класами. Назва кожного класу - заголовок групи.

· Панель переходу по записах - дозволяє швидко виконувати переходи між записами або додавати, видаляти, зберігати, скасовувати зміни, сортувати або фільтрувати записи.

На сторінці доступу з групами кожна група може мати власну панель переходу по записах, розташовану в нижній частині розгорнутої групи. Якщо панель на сторінці не включає в себе деякі з кнопок, показаних на наступному малюнку, або включає кнопки, не перераховані тут, значить, вона була спеціально налаштована розробником сторінки.

· Зведені списки - аналог зведених таблиць MicrosoftExcel; відображають дані у вигляді рядків і стовпців, які можна реорганізовувати для аналізу даних різними способами. Це робиться шляхом переміщення рядків в стовпці і стовпців в рядки, відображення підсумкових сум на перетині рядка стовпців, а також з використанням інших способів упорядкування та підсумовування даних. Зведений список містить власну панель інструментів і вбудовану довідку.

· Електронні таблиці - аналог листа MicrosoftExcel; дозволяють вводити і редагувати дані або виконувати обчислення з даними. Електронна таблиця містить власну панель інструментів і вбудовану довідку.

· Діаграми - використовують базу даних для візуального відображення тенденцій, закономірностей і порівнянь. При зміні бази даних відбувається відповідна зміна діаграми. Якщо діаграма пов'язана зі зведеним списком або електронною таблицею на сторінці доступу до даних, то діаграма змінюється при зміні пов'язаного зведеного списку або електронної таблиці.

66. Які засоби використовуються в СУБД Microsoft Access для цілей автоматизації операцій з об'єктами баз даних? Чим вони відрізняються?

СУБД MicrosoftAccess для цілей автоматизації операцій з об'єктами баз даних використовує два типи засобів: макроси і модулі.

· Макросом називають набір з однієї або більш макрокоманд, що виконують певні операції, такі, як відкриття форм або друк звітів. Наприклад, при натисканні користувачем певної кнопки можна запустити макрос, який роздрукує звіт. Макрос може бути як власне макросом, що складається з послідовності макрокоманд, так і групою макросів. У деяких випадках для вирішення, чи повинна в запущеному макросі виконуватися певна макрокоманда, може застосовуватися умовне вираз.

· Модулем називають набір описів і процедур на мові VisualBasic для додатків, зібраних в одну програмну одиницю.

У MicrosoftAccess багато дії виконуються за допомогою макросів або через інтерфейс користувача. У багатьох інших СУБД для вирішення тих же самих завдань потрібне програмування. Вибір між створенням макросу або розробкою програми VisualBasic для додатків зазвичай визначається необхідними діями.

Оскільки макроси є об'єктами, що існують окремо від використовують їх форм і звітів, підтримання бази даних, в якій реакція на події в формах і звітах визначається багатьма макросами, стає досить складним. На відміну від цього процедури обробки події VisualBasic є вбудованими в опису відповідних форм і звітів. При перенесенні форми або звіту з однієї бази даних в іншу вбудовані процедури обробки події автоматично переносяться разом з формою або звітом.

67. Як можна автоматично виконати макрос або набір макрокоманд при відкритті бази даних?

Макрокоманда - це інструкція, орієнтована на виконання певної дії.

Наприклад, макрокомандою можна відкрити форму, звіт, надрукувати звіт, запустити на виконання запит, застосувати фільтр, привласнити значення, створити своє меню для форми або звіту. Макрокоманда ЗадатьКомандуМеню дозволяє виконати будь-яку задану команду меню. Наявний в Access набір макрокоманд реалізує практично будь-які дії, які необхідні для вирішення завдання.

Виконання макрокоманд при відкритті бази даних. Спеціальний макрос AutoExec дозволяє автоматично виконати макрос або набір макрокоманд при відкритті бази даних. У процесі відкриття бази даних MicrosoftAccess виконує пошук макросу з цим ім'ям і, якщо такий макрос існує, автоматично запускає його. Для виконання макрокоманд при відкритті конкретної бази даних створіть макрос, що містить макроси, і збережіть його під ім'ям AutoExec. При наступному відкритті бази даних MS Access автоматично запустить цей макрос.

Примітка. Якщо потрібно відкрити базу даних, не виконуючи при цьому макрос AutoExec, відкривайте базу даних, утримуючи клавішу Shift.

68. Навіщо встановлюється зв'язок між таблицями? Які типи зв'язків між таблицями можливі?

Для координації таблиць між ними встановлюється зв'язок. Зв'язок між таблицями встановлює стосунки між співпадаючими значеннями в ключових полях, зазвичай між полями, що мають однакові імена в обох таблицях. У більшості випадків з ключовим полем однієї таблиці, що є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв'язується зовнішній ключ іншої таблиці.

Типи зв'язків між таблицями. При встановленні зв'язку між таблицями можливі три типи зв'язків.

1. Ставлення «один-ко-многим». Це найбільш часто використовуваний тип зв'язку між таблицями. Відносно «один-ко-многим» кожного запису в таблиці А можуть відповідати кілька записів у таблиці В, але запис в таблиці В не може мати більше однієї відповідної їй записи в таблиці А.

2. Ставлення «багато-до-багатьох». При цьому типі зв'язку одного запису в таблиці А можуть відповідати кілька записів у таблиці В, а одного запису в таблиці В - кілька записів у таблиці А.Етот тип зв'язку можливий тільки за допомогою третьої (сполучною) таблиці, первинний ключ якої складається з двох полів , які є зовнішніми ключами таблиць А і В. ставлення «багато-до-багатьох» по суті являє собою два відносини «один-ко-многим» з третьої таблицею. Наприклад, ставлення «багато-до-багатьох» між таблицями «Замовлення» і «Товари» визначається шляхом створення двох відносин «один-ко-многим» з таблицею «Замовлено».

3. Ставлення «один-до-одного». При відношенні «один-до-одного» запис в таблиці А може мати не більше однієї пов'язаної записи в таблиці В і навпаки. Відносини цього типу використовуються не дуже часто, оскільки велика частина відомостей, пов'язаних таким чином, може бути поміщена в одну таблицю. Ставлення «один-до-одного» може використовуватися для поділу дуже широких таблиць, для відділення частини таблиці з міркувань захисту, а також для збереження відомостей, що відносяться до підмножини записів у головній таблиці. Наприклад, можна створити таблицю для відстеження участі співробітників у благодійних спортивних заходах.

Тип відносини в створюваній MicrosoftAccess зв'язку між таблицями залежить від способу визначення пов'язують полів. Ставлення «один-ко-многим» створюється в тому випадку, коли тільки одне з полів є ключовим або має унікальний індекс. Ставлення «один-до-одного» створюється в тому випадку, коли обидва пов'язують поля є ключовими або мають унікальні індекси. Ставлення «багато-до-багатьох» фактично є двома відносинами «один-ко-многим» з третьої таблицею, первинний ключ якої складається з полів - зовнішніх ключів двох інших таблиць.

69. Навіщо для пов'язаних таблиць використовується механізм підтримки цілісності даних? У чому полягає його дію?

Для підтримки зв'язків між записами в зв'язаних таблицях, а також забезпечення захисту від випадкового видалення або зміни зв'язаних даних в MicrosoftAccess використовується механізм підтримки цілісності даних.

Цілісність даних означає:

· В зв'язане поле підлеглої таблиці можна вводити тільки ті значення, які є у зв'язаному полі головної таблиці;

· З головної таблиці не можна видалити запис, у якій значення пов'язаного поля збігається хоча б з одним значенням того ж поля в підпорядкованій таблиці.

Встановити цілісність даних можна, якщо виконані наступні умови.

1. Пов'язане поле головної таблиці є ключовим полем або має унікальний індекс. У більшості випадків пов'язують первинний ключ (представлений в списку полів напівжирним шрифтом) однієї таблиці з відповідним йому полем (часто мають те ж ім'я) другий таблиці, яке називають полем зовнішнього ключа.

2. Пов'язані поля не обов'язково повинні мати однакові імена, але вони повинні мати однакові типи даних (з цього правила існують два винятки) і мати вміст одного типу. Крім того, що зв'язуються поля числового типу повинні мати однакові значення властивості Розмір поля (FieldSize).

Винятки: 1) поле лічильника можна пов'язувати з числовим полем, Властивість Розмір поля (FieldSize) якого має значення Довге ціле; 2) поле лічильника можна пов'язати з числовим, якщо для обох полів у властивості Розмір поля (FieldSize) задано значення Код реплікації.

3. Обидві таблиці належать одній базі даних MicrosoftAccess. Якщо таблиці є пов'язаними, то вони повинні бути таблицями MicrosoftAccess. Для установки цілісності даних база даних, в якій знаходяться таблиці, повинна бути відкрита. Для пов'язаних таблиць з баз даних інших форматів встановити цілісність даних неможливо.

Примітка. Допускається визначення зв'язків не тільки для таблиць, але і для запитів. Причому для запитів дотримання цілісності даних не обов'язково.

Встановивши цілісність даних, необхідно дотримуватися наступних правил:

1. Неможливо ввести в поле зовнішнього ключа зв'язаної таблиці значення, що не міститься в ключовому полі головної таблиці. Однак в поле зовнішнього ключа можливе введення значень Null, що показують, що записи не є пов'язаними. Наприклад, не можна зберегти запис, що реєструє замовлення, зроблене неіснуючим клієнтом, але можна створити запис для замовлення, який поки не віднесено до жодного з клієнтів, якщо ввести значення Null в поле Код Клієнта.

2. Держава не може видалення запису з головної таблиці, якщо існують пов'язані з нею записи в підлеглій таблиці. Наприклад, неможливо видалити запис з таблиці «Співробітники», якщо в таблиці «Замовлення» є замовлення, пов'язані з Вашим співробітнику.

3. Ви не можете змінювати значення первинного ключа в головній таблиці, якщо існують записи, пов'язані з даним записом. Наприклад, неможливо змінити код співробітника в таблиці «Співробітники», якщо в таблиці «Замовлення» є замовлення, що стосуються цієї співробітнику.

70. Зв'язок з таблицями, написаними на Excel?

Користувач має можливість створити уявлення пов'язаної таблиці за допомогою майстра пов'язаних таблиць. Такі уявлення можуть потім використовуватися в формах, звітах, сторінках доступу до даних і запитах аналогічно будь-яким іншим таблиць.

Якщо копіювання даних в базу даних Access небажано, замість цього можна встановити зв'язок з листом Excel. Зв'язування дозволяє підключити дані з іншої програми, не виконуючи їх імпорту. При цьому можна переглядати і редагувати дані як у вихідній програмі, так і в файлі Access.

При установці зв'язку з листом або іменованих діапазоном в додатку Access створюється нова таблиця, Пов'язана з вихідними осередками. Будь-які зміни даних в таблиці призводять до зміни вихідного файлу Excel. Зв'язування корисно, коли необхідно організувати спільну роботу з даними Excel для користувачів, що працюють в Excel і Access.

71. Зв'язок БД створеними в Paradox?

72. Що таке нормалізація БД?

73. Які можливості надаються користувачеві для зміни налаштувань і параметрів СУБД Access?

Засобами Access можна виконати наступні операції.

1. Проектування базових об'єктів ІВ - двовимірних таблиць з різними типами даних, включаючи поля об'єктів OLE.

2. Встановлення зв'язків між таблицями, з підтримкою цілісності даних, каскадного оновлення та видалення записів.

3. Введення, зберігання, перегляд, сортування, модифікація і вибірка даних з таблиць з використанням різних засобів контролю інформації, індексування таблиць і апарату логічної алгебри (для фільтрації даних).

4. Створення, модифікація і використання похідних об'єктів інформаційних систем (форм, запитів і звітів), за допомогою яких в свою чергу виконуються наступні операції:

· Оптимізація призначеного для користувача введення і перегляду даних (форми);

· З'єднання даних з різних таблиць;

· Проведення групових операцій (тобто операцій над групами записів, об'єднаних якоюсь ознакою), з розрахунками і формуванням обчислюваних полів;

· Відбір даних із застосуванням апарату логічної алгебри (запити);

· Складання друкованих звітів за даними, які містяться в таблицях і запитах БД.

74. Що таке блокування записів? Для чого застосовується? Які значення приймає?

Поки один користувач редагує запис, Access дозволяє автоматично заборонити іншим користувачам змінювати її до тих пір, поки перший користувач не закінчить її правку. Надання одному користувачеві виняткового права доступу до запису називається блокуванням.

Існує три параметра блокування записів в базі даних Access.

Відсутня (NoLocks). Змінна запис не блокується. При спробі зберегти змінену запис, яку в цей же час змінив інший користувач, на екрані з'являється повідомлення, що пропонує наступні можливості: зберегти даний варіант запису, знищивши зміни, внесені іншим користувачем; скопіювати свою, змінену запис в буфер обміну; відмовитися від власних змін. Цей параметр дозволяє змінювати записи в будь-який час, але при внесенні змін різними користувачами можуть виникати конфлікти.

Змінною записи (EditedRecords). MicrosoftAccess блокує змінну в даний момент запис, не дозволяючи змінювати її іншим користувачам. Заблокованими можуть виявитися також записи, розташовані поруч на диску. Якщо інший користувач спробує змінити заблоковану запис, в його об'єкті в режимі таблиці з'явиться маркер заблокованої записи (перекреслений круг третій значок в табл. 16.1). Даний параметр гарантує завершення всіх розпочатих змін. це гарний вибір, Якщо конфлікти спільного доступу до запису з іншими користувачами виникають рідко.

Всіх записів (AllRecords). MicrosoftAccess блокує всі записи форми або об'єкта в режимі таблиці (і базових таблиць) на весь період їх відкриття, тому інші користувачі не можуть змінити або заблокувати записи. Цей параметр накладає занадто жорсткі обмеження. Його слід використовувати тільки в тих випадках, коли є впевненість, що конкретно ви маєте пріоритетне право на зміну записів.

75. Що таке макроси, які функції вони виконують?

Макрос - це засіб для автоматизації завдань і додавання функціональних можливостей у форми, звіти і елементи управління. Наприклад, при додаванні командної кнопки в форму подія кнопкіOnClick зв'язується з макросом, який містить команди, що виконуються при кожному натисканні кнопки.
У додатку Access макроси можна розглядати як спрощений мова програмування, на якому програма записується у вигляді списку макрокоманд для виконання. При створенні макросу кожна макрокоманда вибирається із списку, після чого до неї додається необхідна інформація. Макроси дозволяють додавати функціональні можливості в форми, звіти і елементи управління без необхідності написання коду в модулі VisualBasic для додатків (VBA). Макроси забезпечують виконання частини команд, доступних в VBA, і для більшості користувачів створення макросу виявляється простіше, ніж написання коду VBA.
Припустимо, потрібно запустити звіт безпосередньо з форми введення даних. Можна додати в форму кнопку і потім створити макрос, який буде запускати звіт. Макрос може бути ізольованим (окремий об'єкт в базі даних), який потім зв'язується з подією OnClick для кнопки, або ж він може бути впроваджений безпосередньо в подія кнопки OnClick - це нова можливість в OfficeAccess 2007. У будь-якому випадку, при натисканні кнопки виконується макрос, який запускає звіт.

76. Для чого використовується VBA (Visual Basic for Applications)?

VisualBasicforApplications є полуфункціональний мову програмування, що є невід'ємною складовою частиною Access. Ця мова використовується для розробки додатків, призначених для маніпулювання БД і для настройки призначеного для користувача інтерфейсу. VBA - це структурована мова программіррованія високого рівня. У ньому, як і в інших мовах, є оператори перевірки умов, циклічного виконання повторюваних операцій, а також обміну даними з пямяти і дисками. У мові VBA реалізовані загальні принципиоб'єктно-орієнтованого програмування. Це означає, що призначена для користувача середовище, що керована додатком, що не піддається змінам шляхом виконання послідовності процедур і операторів, але реагує на події, пов'язані з різними об'єктами: полями введення, кнопками, розділами форм і звітів. У мові VBA програмний код прив'язаний безпосередньо до об'єктів і спрацьовує тоді, коли трапляється певна подія. Все програмування в Windows засноване саме на відгуку на ту чи іншу подію в сістеме.Однім з ефективних способіввикористання VBA є прив'язка коду до кнопок

77. Що таке DAO (Data Access Objects) і для чого використовується?

DAO - DataAcessObjects - об'єкти доступу до баз даних. Об'єктно-орієнтований інтерфейс для ядра управління базами даних.

Microsoft DAO (Data Access Objects - об'єкти доступу до даних) дозволяє працювати з базами даних з програм, з яких Visual Basic for Applications. Об'єкти DAO поділяються на ті, які відображають структуру бази даних, і на ті, які є даними і дозволяють встановлювати зв'язок з багатьма типами баз даних з усіх програм, Visual Basic for Applications. За допомогою об'єктів DAO можна:

створювати бази даних, змінювати їх структуру;

витягувати, додавати, видаляти і оновлювати дані, що зберігаються в таблицях баз даних;

підключатися до баз даних на віддалених серверах і розробляти клієнт-серверні додатки.

DAO дозволяє здійснювати доступ до баз даних різних форматів, які можна розбити на три категорії:

■ Формат Microsoft Jet - всі бази даних, побудовані на основі ядра баз даних Microsoft Jet (включаючи створені з використанням Microsoft Access, Microsoft Visual Basic, Microsoft Visual З ++ і Microsoft Excel).

Формат, підтримуваний встановлюються драйверами ISAM, які забезпечують доступ до зовнішніх баз даних через DAO або Microsoft Jet. Драйвери ISAM є для таких форматів, як Microsoft FoxPro, dBASE, Microsoft Excel та інших.

Джерела даних ODBC (наприклад, Microsoft SQL Server). Для операцій з джерелами даних ODBC модель DAO можна використовувати через Microsoft Jet або ODBCDirect.

78. Як організувати спільне використання БД?

В цілому у вас є чотири основні підходи для того, щоб надати свої дані масам.

· Експорт даних. Можна взяти дані з вашої БД і експортувати їх в інший формат (наприклад, в Web-сторінку на мові HTML або електронну таблицю Excel). Цим шляхом можна піти, якщо у користувачів, яким потрібні ваші дані, немає програми Access. Як експортувати дані, ви дізнаєтеся в главі 19.

· Копіювання вашої БД. Можна надати іншим користувачам копію вашої БД. Наприклад, якщо у вокального гурту "Uncle Earl" є копія Access, можна послати їм по електронній пошті список сімейних адрес. Обмеження такого підходу полягає у відсутності легкого способу синхронізації змін в різних копіях. Якщо група "Uncle Earl" додасть кілька нових людей в список, ваш вихідний список залишиться колишнім. Якщо ви зміните вихідний список, застаріє копія групи "UncleEarl".

· Перехід на використання серверного програмного забезпечення. Можна перенести ваші дані на серверний програмний продукт промислового рівня, наприклад SQL Server або SharePoint. Після цього практично необмежене число користувачів зможе отримувати дані. Кожен з них використовує власну копію програми Access для з'єднання з сервером, у якого є централізоване сховище інформації. Очевидний недолік такого підходу - складність, оскільки настройка подібних програмних продуктів - непросте завдання навіть для технічно освічених користувачів. Ви випробуєте два кращих варіантуподібного підходу в главі 20 (SQL Server) і в главі 21 (SharePoint).

· Застосування засобів колективного використання програми Access. Можна помістити вашу БД в папку зі спільним доступом (наприклад, на мережевий диск), щоб кілька людей могли використовувати її одночасно. В цьому випадку всі працюють з одним і тим же безліччю даних (і зміни, зроблені групою "Uncle Earl", не пропадуть). При такому підході програма Access повинна координувати роботу користувачів. Якщо у вас невелика група - скажімо, не більше 40 чоловік використовують вашу БД одночасно - колективне використання буде функціонувати. Але якщо група досить велика, програма Access для неї не підійде. У цьому випадку потрібен серверний програмний продукт, який розрахований на великі обсяги і розрахований на багато користувачів доступ. (В наступному розділі наведено зручний перелік, який допоможе вирішити, чи годиться вам такий підхід.)

Створення звіту як об'єкта бази даних

Коментарі (0)

звіт - це форматований представлення даних, яке виводиться на екран, до друку або файл. Вони дозволяють отримати з бази потрібні відомості і представити їх у вигляді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення і аналізу даних.

При друку таблиць і запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність представити дані у вигляді звітів, які мають традиційний вигляд і легко читаються. Докладний звіт включає всю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки і розбитий на сторінки із зазначенням верхніх і нижніх колонтитулів.

Структура звіту в режимі Конструктора

Microsoft Access відображає у звіті дані з запиту або таблиці, додаючи до них текстові елементи, які спрощують його сприйняття.

До числа таких елементів відносяться:

Заголовок.Цей розділ друкується тільки у верхній частині першої сторінки звіту. Використовується для виведення даних, таких як текст заголовка звіту, дата або констатуюча частина тексту документа, які слід надрукувати один раз на початку звіту. Щоб додати або видалити області заголовка звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Тема / примітка звіту.

Верхній колонтитул.Використовується для виведення даних, таких як заголовки стовпців, дати або номера сторінок, які друкуються зверху на кожній сторінці звіту. Для додавання або видалення верхнього колонтитула необхідно вибрати в меню Вид команду Колонтитули. Microsoft Access додає верхній і нижній колонтитули одночасно. Щоб приховати один з колонтитулів, потрібно задати для його властивості Висота значення 0.

Область даних.Область, розташована між верхнім і нижнім колонтитулами сторінки. Містить основний текст звіту. В цьому розділі з'являються дані, роздруковуються для кожної з тих записів в таблиці або запиті, на яких заснований звіт. Для розміщення в області даних елементів управління використовують список полів і панель елементів. Щоб приховати область даних, потрібно задати для властивості розділу Висота значення 0.

Нижній колонтитул.Цей розділ з'являється в нижній частині кожної сторінки. Використовується для виведення даних, таких як підсумкові значення, дати або номера сторінки, які друкуються знизу на кожній сторінці звіту.

Примітка.Використовується для виведення даних, таких як текст висновку, загальні підсумкові значення або підпис, які слід надрукувати один раз в кінці звіту. Незважаючи на те, що в режимі Конструктора розділ "Примітка" звіту знаходиться внизу звіту, він друкується над нижнім колонтитулом сторінки на останній сторінці звіту. Щоб додати або видалити області приміток звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Тема / примітка звіту. Microsoft Access одночасно додає і видаляє області заголовка і приміток звіту

Способи створення звіту

У Microsoft Access можна створювати звіти різними способами
(Рис. 5.1):

~ Конструктор

~ Майстер звітів

~ Автоотчет: в стовпець

~ Автоотчет: стрічковий

~ Майстер діаграм

поштові наклейки

Мал. 5.1. Вікно початку створення звіту

Майстер дозволяє створювати звіти з угрупованням записів і являє собою найпростіший спосібстворення звітів. Він поміщає обрані поля в звіт і пропонує шість стилів його оформлення. Після завершення роботи Майстра отриманий звіт можна доопрацювати в режимі Конструктора. Скориставшись функцією Автоотчет, можна швидко створювати звіти, а потім вносити в них деякі зміни.

Для створення Автоотчет необхідно виконати наступні дії:

~ У вікні бази даних клацнути на вкладці Звіти та потім клацнути на кнопці Створити. З'явиться діалогове вікно Новий звіт.

~ Виділити в списку пункт Автоотчет: в стовпець або Автоотчет: стрічковий.

~ У поле джерела даних клацнути на стрілці і вибрати в якості джерела даних таблицю або запит.

~ Клацнути на кнопці ОК.

Майстер автозвіта створює автозвіт в стовпець або стрічковий (за вибором користувача), і відкриває його в режимі Попереднього перегляду, який дозволяє побачити, як буде виглядати звіт у роздрукованому вигляді.

Зміна масштабу відображення звіту

Для зміни масштабу відображення користуються покажчиком - лупою. Щоб побачити всю сторінку цілком, необхідно клацнути в будь-якому місці звіту. На екрані відобразиться сторінка звіту в зменшеному масштабі.

Знову клацнути на звіті, щоб повернутися до збільшеного масштабу відображення. У збільшеному режимі подання звіту, точка, на якій ви клацнули, виявиться в центрі екрану. Для гортання сторінок звіту користуються кнопками переходу внизу вікна.

Друк звіту

Для друку звіту необхідно виконати наступне:

~ У меню Файл клацнути на команді Друк.

~ В області Друкувати клацнути на варіанті Сторінки.

~ Щоб надрукувати тільки першу сторінку звіту, введіть 1 у поле "з" та 1 в поле "по".

~ Клацнути на кнопці ОК.

Перш ніж друкувати звіт, доцільно переглянути його в режимі Попереднього перегляду, для переходу до якого в меню Вид потрібно вибрати Попередній перегляд.

Якщо при друку в кінці звіту з'являється порожня сторінка, переконайтеся, що параметр Висота для приміток звіту має значення 0. Якщо при друку порожні проміжні сторінки звіту, переконайтеся, що сума значень ширини форми або звіту і ширини лівого і правого полів не перевищує ширину аркуша паперу , зазначену в діалоговому вікні Параметри сторінки (меню Файл).

При розробці макетів звіту керуйтеся наступною формулою: ширина звіту + ліве поле + праве поле<= ширина бумаги.

Для того щоб підігнати розмір звіту, необхідно використовувати такі прийоми:

Змінити значення ширини звіту;

Зменшити ширину полів або змінити орієнтацію сторінки.

створення звіту

1. Запустіть програму Microsoft Access. Відкрийте БД (наприклад, навчальну базу даних «Деканат»).

2. Створіть Автоотчет: стрічковий, використовуючи в якості джерела даних таблицю (наприклад, Студенти). Звіт відкривається в режимі Попереднього перегляду, який дозволяє побачити, як буде виглядати звіт у роздрукованому вигляді (рис. 5.2).

3. Перейдіть в режим Конструктора і виконайте редагування і форматування звіту. Для переходу з режиму попереднього перегляду в режим конструктора необхідно клацнути команду Закрити на панелі інструментів вікна програми Access. На екрані з'явиться звіт в режимі Конструктора (рис. 5.3).

Мал. 5.2. Вид звіту, створеного за допомогою Автоотчет

Мал. 5.3. Звіт в режимі Конструктора

редагування:

1) видаліть поля код студента в верхньому колонтитулі і області даних;

2) перемістіть вліво все поля у верхньому колонтитулі і області даних.

3) змініть напис в заголовку сторінки

У розділі Заголовок звіту виділити напис Студенти.

Помістіть покажчик миші праворуч від слова Студенти, так щоб покажчик прийняв форму вертикальної риси (курсора введення), і клацніть в цій позиції.

Введіть НТУ «ХПІ» та натисніть Enter.

4) Перемістіть Напис. У Нижньому колонтитулі виділити поле = Now () і перетягнути його в Заголовок звіту під назвою Студенти. Дата буде відображатися під заголовком.

5) На панелі інструментів Конструктор звітів клацнути на кнопці Попередній перегляд, щоб переглянути звіт

форматування:

1) Виділіть заголовок Студенти НТУ «ХПІ»

2) Змініть гарнітуру, накреслення і колір шрифту, а також колір заливки фону.

3) На панелі інструментів Конструктор звітів клацнути на кнопці Попередній перегляд, щоб переглянути звіт.

Мал. 5.4. Звіт після редагування і форматування

Зміна стилю:

Для зміни стилю виконайте наступне:

На панелі інструментів Конструктора звітів клацнути на кнопці Автоформат, відкриється діалогове вікно Автоформат.

У списку Стилі об'єкта "звіт - автоформат" клацнути на пункті Строгий і потім клацніть на кнопці ОК. Звіт буде відформатований в стилі Строгий.

Переключиться в режим Попередній перегляд. Звіт відобразиться в обраному вами стилі. Надалі всі звіти створені за допомогою функції Автоотчет матимуть стиль Строгий, поки ви не поставите інший стиль у вікні Автоформат.

Інші новини

2.4.7. Звіти в базі даних Access 2007

звіт(Report) - це об'єкт бази даних, який використовується для виведення на екран, до друку або файл структурованої інформації. Reports дозволяють отримати з таблиць або запитів бази даних необхідну інформацію і представити її у вигляді зручному для сприйняття. Report містить заголовок, область даних, верхній і нижній колонтитули, примітка і розбитий на сторінки.

У Microsoft Access 2007для створення звітівможна використовувати різні засоби (рис. 1):

• Майстер звітів
• конструктор звітів
• інструмент Report
• порожній report

Мал. 1.

Звіти доцільно виконувати за допомогою Майстра або інших зазначених інструментів, а допрацьовувати їх, тобто вносити необхідні зміни можна в режимі макета або конструктора. У Microsoft Access 2007 передбачено два режими внесення змін і доповнень до reports: вікно компонування та режим конструктора.

Режим макета - це більш наочний режим редагування і форматування (зміни) звітів, ніж режим конструктора. У тих випадках, коли в режимі макета неможливо виконати зміни в звіті, то доцільно застосовувати режим конструктора.

Майстер звітів. Для створення звіту за допомогою Майстра звітів необхідно виконати наступні дії:

• У вікні бази даних Access клацнути на вкладці Створення і потім клацніть на кнопці Майстер звітів в групі Звіти. З'явиться діалогове вікно Створення звітів.
• В поле Таблиці та звіти клацнути на стрілці і вибрати в якості джерела даних таблицю Студенти.
• Клацнути на кнопці ОК (в результаті отримаємо вид вікна "Створення звітів", представлений на рис. 2).
• Всі "Доступні поля" переведемо в "Вибрані поля", виділивши їх і натиснувши на кнопку >>.
• На наступному кроці (Додати рівні угруповання?) Клацаємо далі.
• На кроці "Виберіть порядок сортування записів". У списку виберемо "Прізвище" для сортування по зростанню.
• На кроці "Виберіть вид макета для звіту". Вибираємо: Макет - блок, орієнтація - книжкова. Клацнути на кнопці Далі.
• На кроці "Виберіть необхідний стиль". Вибираємо - Витончена.
• Наступний крок - "Задайте ім'я звіту". Вводимо ім'я - Студенти мастер_отчетов. Подальші дії: Переглянути report; Змінити макет звіту. Вибираємо Переглянути, клацаємо на кнопці Готово. Report відкривається в режимі Попереднього перегляду, який дозволяє побачити, як буде виглядати report в роздрукованому вигляді (Рис. 3).
• Перейдіть в режим Конструктора і виконайте редагування і форматування звіту. Для переходу з режиму попереднього перегляду в режим конструктора необхідно в області переходів натиснути правою кнопкою миші на імені звіту і в контекстному меню вибрати режим конструктора. На екрані з'явиться report в режимі Конструктора (Рис. 4).

Мал. 2.

Мал. 3.

Мал. 4.

редагування:

• видаліть поля КодСтудента в верхньому колонтитулі і області даних;
• видаліть поля КодГруппи в верхньому колонтитулі і області даних;
• На місце поля КодГруппи перемістити поле "Назва" зі списку "Групи студентів";
• перемістіть вліво все поля у верхньому колонтитулі і області даних;
• Змініть напис в заголовку сторінки, введіть НТУ «ХПІ» та натисніть Enter;
• Перемістіть Напис. У Нижньому колонтитулі виділити поле = Now () і перетягнути його в Тема під назву Студенти. Дата буде відображатися під заголовком.

форматування:

1. Виділіть заголовок Студенти НТУ «ХПІ»

2. Змініть гарнітуру, накреслення і колір шрифту, а також колір заливки фону. Report в режимі конструктора прийме вигляд, представлений на малюнку 5.

Мал. 5.

3. Перейдіть в режим попереднього перегляду. Для переходу в режим попереднього перегляду необхідно натиснути правою кнопкою миші на назві звіту в області переходів і в контекстному меню вибрати режим "Попередній перегляд" (рис 6).

Мал. 6.

інструмент Звіт. Для швидкого створення звіту, тобто створення одним клацанням миші можна скористатися інструментом Report. В цьому випадку report формується на базі існуючої таблиці або запиту. У створеному звіті будуть відображатися всі записи таблиці або запиту, на базі яких створюється report. Але створений report можна буде змінити в режимі макета або конструктора.

Для створення звіту необхідно виконати наступне. В області переходів треба виділити таблицю (наприклад, Студенти), на основі якої потрібно створити report. Потім перейти на вкладку Створення і клацнути на піктограмі Report. На екрані буде відображено простий Звіт на основі поточної таблиці Студенти.

Засіб Порожній звіт. Інструмент "Порожній report" дозволяє створювати reports з нуля в режимі макета. Для цього треба клацнути Порожній report в групі Звіти на вкладці Створення. У вікні редагування Access 2007 з'явиться Отчет1 з порожньою областю даних, а в правій частині вікна буде відображатися область "Список полів" існуючих таблиць. Клацнувши на знак "+" таблиці (наприклад, Студенти), відкриється список необхідних полів.

Перетягніть поля з цього списку в report, натиснувши і утримуючи ліву кнопку миші. За допомогою інструментів з групи "Елементи управління" на вкладці Формат, можна доопрацювати report, додавши заголовок, номери сторінок, дату і час. При необхідності його можна доопрацювати в режимі конструктора. Збережіть report.